Folge 6: „Miteinander statt übereinander – Teamkommunikation im Praxisalltag“

00:00:14: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres Podcast läuft bei uns.

00:00:18: Mittlerweile Folge Nummer sechs, mein Name ist Christoph Pies ich bin Urologie und mir gegenüber sitzt Julia Ziro Praxis Managerin aus Neumünster.

00:00:30: Wir haben bisher schon einiges besprochen darüber wie eine urologische Praxis gut laufen kann Und wir haben uns heute das Thema vorgenommen.

00:00:39: Team-Kommunikationen herzlich Willkommen Julia

00:00:42: Moin.

00:00:42: Christoph vielen lieben Dank.

00:00:44: Ja, hast du Lust heute?

00:00:46: Sehr.

00:00:48: Ja auf jeden Fall und Team ist ja was was uns alle immer bewegt und mitnimmt und ja auch in meinem Fall sogar würde ich sagen fast wie meine Familie Auch ist...

00:01:00: Wir beide sind ja auch schon ein Team.

00:01:03: Stimmt, wir sind schon ein team aber wir haben jetzt nicht so häufig miteinander zu tun wie mich mit meinem Team in der Praxis und da sind viele Ebenen die da auch eine Rolle spielen.

00:01:16: Ich glaube das werden wir heute auch mal so ein bisschen besprechen.

00:01:18: Bei uns läuft ja die Kommunikation meistens über WhatsApp oder ziemlich kurz und knackig weil da gibt es nicht groß Missverständnisse.

00:01:27: Wie läuft das denn im Praxisalltag?

00:01:31: Wie wird im Praxisalltag üblicherweise kommuniziert?

00:01:34: Berichte mal aus deiner

00:01:35: Zeit.

00:01:36: Ja, direkt!

00:01:38: Und am liebsten jedenfalls haben wir uns das als Grundsatz genommen.

00:01:45: Am liebesten miteinander und nicht übereinander.

00:01:49: Ich glaube wenn man sich das so ein bisschen auf der Zunge zergehen lässt.

00:01:52: da findet jeder wenn er sie an die eigene Nase packt immer mal so ein paar Angriffspunkte wo man sagt

00:02:00: Mhm.

00:02:01: Ich musste

00:02:02: das jetzt aber einfach mal loswerden, ich muss mir mal Luft machen.

00:02:05: Kennst du das aus deinem Team?

00:02:07: Aus deinem Praxist-Team auch noch?

00:02:08: Absolut!

00:02:09: Was ist das mit Frauendingen

00:02:11: eigentlich?

00:02:12: Darf ich dazu nichts sagen?

00:02:16: Also ich kenne das.

00:02:17: also Mitarbeiterin kommt rein Herr Doktor ich muss Ihnen mal was sagen Das und dass es passiert.

00:02:23: oder die hat jenes gesagt.

00:02:25: Und dann wird man indirekt aufgefordert zu intervenieren für eine Sache, die eigentlich besser unter vier Augen, unter den Betroffenen geklärt werden sollte.

00:02:35: Das sind meistens persönliche Animositäten oder

00:02:39: ... Ja, häufig Befindlichkeiten.

00:02:42: Und es geht um Zuständigkeiten, Dinge, die erledigt werden müssen...

00:02:47: Hast du immer versucht dich dann daraus zu ziehen?

00:02:50: Wenn mal sowas kann?

00:02:51: Um ehrlich zu sein schon so ein bisschen ja weil ich dann immer dachte das sind alles erwachsene Menschen und die haben schon gelernt miteinander umzugehen.

00:03:05: Haben sie das?

00:03:06: Jeder bringt ja seine Story mit, auch jeder bringt seine Tagesverfassung mit und es ist immer eine Bewegung da drin.

00:03:19: Ich sag dir die Team-Uhr was?

00:03:22: Hast du davon schon mal gehört?

00:03:23: Ja, ich habe da etwas von Gehör, irgendwas mit Storming und Performing.

00:03:27: Genau

00:03:27: das

00:03:28: kannst Du bestimmt erklären!

00:03:31: Ja denn mir hat dieses Modell was es da gibt geholfen diese diese Entwicklung in einem Team etwas gelassener zu sehen.

00:03:41: Es ist also belegt, dass es vollkommen normal ist, gerade wenn sich Änderungen im Team ergeben.

00:03:47: Es kommt ein neues Teammitglied dazu und es geht eins weg.

00:03:51: Dann sortiert sich das Team neu und geht immer durch diese vier oder wenn man noch das Ausscheiden dazu nehmen möchte fünf Phasen die also ja in diesen Fachbegriffen Forming, Storming, Norming paar Forming heißen, steht aber ganz einfach für Forming.

00:04:11: Das ist so die Beschnüffelungs-die-Kennenlernphase da sind sie alle noch ganz höflich miteinander klopfen ein bisschen absondieren so ein bisschen.

00:04:21: Ja vielleicht genau das alte die alten Hasen gegen die neuen Hasen oder über Aber vielleicht auch gerade wenn du.

00:04:29: wir hatten eine Konstellation da sind zwei neue Teammitglieder gekommen und wir hatten zwei alte Hasen.

00:04:37: Und da ist dann eben auch die Gefahr, dass das Team nicht so rätchenmäßig ineinander greift, sondern dass sich die zwei neuen oder vielleicht auch jüngeren Teammitlider und die zwei älteren Teammitlier zusammenführen.

00:04:50: Da muss man finde ich schon aufpassen, dass man den Prozess begleitet.

00:04:55: Die zweite Phase dieser Storming-Phase oder Streitphase genannt – die ist ganz normal!

00:05:01: Und die kommt immer, das ist quasi so dieses ... Die Rangordnung festlegen vielleicht.

00:05:08: Wer gehört an welchem Platz?

00:05:10: Wer gibt den Ton an?

00:05:12: Wer findet sich wo?

00:05:14: Das rötelt sich dann zusammen und häufig, also früher hat mich das echt jedes Mal so kalt überrascht und ich hab irgendwie gedacht hey wie so vertragen sie sich denn jetzt nicht!

00:05:24: Wieso muss das jetzt

00:05:25: kommen?!

00:05:25: Vorgestern war da noch alles easy peasy und seitdem ich weiß dass der Moment kommt.

00:05:31: Und auch meine Kollegen wissen das, weil wir das eben gelernt haben miteinander, dass es diese Phasen gibt und seitdem gehen wir da auch so ein bisschen gelassen daran.

00:05:40: Also er wird sogar schon manchmal geschärzt.

00:05:42: Jetzt kommen wir bald in die Storming-Phase, jetzt fliegen hier mal die Fetzen!

00:05:47: Man weiß dann auch, wenn's in die nächste Phase geht, die dann ja diese Konsolidierungsphase quasi ist... Da hat dann jeder seinen Platz gefunden.

00:05:58: Da wird es wieder ein bisschen ruhiger, da legt man gemeinsame Regeln und Normen und so was fest und ... Dann wird's wieder ein bißiger.

00:06:08: Und dann kommen wir in die Performingphase.

00:06:11: Das ist quasi die Best-Team-Phase wenn du so willst.

00:06:15: Da funktioniert das Team!

00:06:16: Da ist jeder an seinem Platz, weiß jeder welche Kompetenzen er hat, was er lassen kann oder zu tun hat.

00:06:25: Das ist dann schön.

00:06:27: Und das sind natürlich super, wenn man die ersten drei Phasen möglichst schnell durchläuft um in die beste Phase zu kommen und egal wie lange das Team zusammen ist sobald sich dann was ändert oder vielleicht auch einer geht in die Teilzeit hat nicht mehr eine Vollzeitstelle.

00:06:43: auch das ändert das Team wieder

00:06:44: finde ich sehr spannend.

00:06:45: Fängt die Uhr wieder von vorne?

00:06:46: Dann fängt die uhr wieder von vorn an.

00:06:47: Ganz genau!

00:06:48: Das hast du super beschrieben.

00:06:50: vielen Dank dafür.

00:06:51: Für mich hat sich das jetzt so wie die Uhr immer von alleine läuft.

00:06:55: Hat sich das für mich, wie so ein Prozess angehört den man gar nicht moderieren muss, den man nicht als Praxisinhaberin oder Praxis-Inhaber oder Praxismanagerin moderieren musst und dann der irgendwie doch von alleine abläuft?

00:07:08: Oder sagt man... So!

00:07:09: Jetzt ist die Stompingphase vorbei, jetzt kommen wir in die Formingphase.

00:07:14: Ne also die sind ja auch fließend die Übergänge.

00:07:16: ne du kannst jetzt nicht sagen Zwölf Tage dauert die Phase, vier Tage dauern die Phase.

00:07:23: Aber ich glaube schon mit dem Bewusstsein dafür, dass es diese Färbungen gibt und auch dieses... Einfach mal obacht was passiert dann?

00:07:36: Bisschen sensibel sein dafür.

00:07:38: Oho jetzt hat die Stormingphase begonnen.

00:07:41: da finde ich sollte man das schon begleiten.

00:07:45: Auch die Leute unterstützt, wo gehöre ich denn eigentlich hin?

00:07:49: Welchen Platz möchte ich mir jetzt hier erobern oder welcher wird mir zugewiesen.

00:07:53: Auch da kann ich ja dann wenn ich die Führungskraft bin schon ein bisschen versuchen entweder es zu moderieren oder auch klare Ansagen zu machen.

00:08:02: Passt mal auf!

00:08:03: Ich möchte das so nicht.

00:08:04: Ich möchte nicht dass ihr so miteinander umgeht.

00:08:06: Ich kann ja auch noch im Rahmen der Einarbeitungsphase sein.

00:08:15: Und wenn sich vielleicht irgendwelche stärkeren Teamkräfte die Rosinen daraus picken und sagen, das ist jetzt meine Chance.

00:08:27: Ich nehme den Platz wo ich mich am Wulsten fühle und wo ich nicht aus meiner Komfortzone heraus muss, es ist schon finde ich Aufgabe desjenigen der da den Hut auf hat zu sagen... Wir hatten ja auch gesagt wir wollen vielleicht mal ein bisschen über Teamrotation sprechen.

00:08:44: Das geht dann ja in die Richtung.

00:08:45: Und das finde ich, sollte in der Storming-Phase schon dafür genutzt werden zu sagen okay wenn hier sowieso sich alles zurechtrüttelt habe ich da auch ein bisschen meinen Blick drauf und steuert es also nicht einfach laufen

00:08:59: lassen.

00:08:59: Okay!

00:09:00: Dann muss es aber auch einen Raum für Kommunikation geben.

00:09:02: wo ist er?

00:09:04: Also ist das eine Morgenbesprechung oder ist das ne kurze Morgen besprechung?

00:09:10: ist es vorne an der Rezeption.

00:09:15: Wie findet diese?

00:09:16: oder ist das mir so unterschwellig?

00:09:18: Ich glaube auf vielen Ebenen findet das statt, also untereinander.

00:09:21: und da eben das was ich am Anfang sagte obacht darauf wenn man gemeinsam festgelegt hat wir reden hier miteinander und nicht übereinander sollte dass auch vom Praxisinhaber oder von der Praxismanagerin oder wer das jetzt ein bisschen steuert auch konsequent daran erinnert werden, dass man sich daran zu halten hat.

00:09:42: Das ist das eine.

00:09:44: Wenn du sagst, wo findet das statt?

00:09:47: Das kann in der Teambesprechung mit stattfinden so ist es bei uns dass man sagt Mensch wir sind jetzt von den neuen Kollegen bei der Einarbeitung Woche drei.

00:09:57: wie legen wir die Woche vier fest?

00:09:59: so das ist dann eine ganz klare klare Ansage auch wer arbeitet an welcher Position

00:10:06: so strukturiert seid ihr

00:10:08: Das

00:10:09: ist ja der

00:10:10: Wahnsinn.

00:10:11: Wir haben es echt... Einarbeitung,

00:10:14: neuer Mitarbeiter so strukturiert?

00:10:16: Wir haben aber viel Lehrgeld gezahlt!

00:10:18: Also ich erinnere mich an eine Kollegin, der haben wir schon beim Vorstellungsgespräch gesagt als wir gemerkt haben das geht hier in die gute Richtung und das kann passen zwischen uns.

00:10:29: Manche davon nicht beide.

00:10:30: Echt so simpelig die Hose untergelassen haben gesagt also was wäre jetzt schon mal vorab sagen wollen, wenn wir eins nicht können.

00:10:35: Es ist Einarbeitung.

00:10:37: Also auch Offenheit gehört dann dazu?

00:10:40: Wir tun uns da so schwer und haben festgestellt dass es darauf ankommt das auch viel Engagement und Initiative von derjenigen kommt die eingearbeitet wird aber du auch unbedingt die Leute die jene einarbeiten müssen.

00:10:57: Ich finde, es ist eine wahnsinnige Belastung auch das nebenbei noch zu machen.

00:11:01: Dass die motiviert werden und dass sie auch mal ein Feedback kriegen.

00:11:05: Und wenn das dann miteinander gut verschmelzen kann, dann kann Einerbeitungen gelingen und auch immer wieder zwischen Ziele zu setzen.

00:11:14: Wo befinden wir uns denn gerade?

00:11:16: Wie geht's dir damit?

00:11:17: Fühlst du dich sicher an dem Platz?

00:11:20: Brauchst du da noch Unterstützung und dass das so funktioniert?

00:11:24: aber wie gesagt glaube ich so mal ganz selbstkritisch und hat aufs Herz einige Male echt versammelt, wo man dann später gemerkt hat.

00:11:33: Meistens, also ich kenne das so aus meiner ehemaligen Praxis und jetzt wo ich angestellt bin, dass es einfach eher ein bisschen so läuft.

00:11:44: Das ist nicht so strukturiert mit einer Checkliste festgelegt oder der hat die Patenschaft oder den Mentorenrolle für dieses neue Mitglied.

00:11:55: Das ist mehr so learning by doing, ein bisschen ... Ist auch okay wenn dann Probleme auch adressiert werden.

00:12:01: Wenn es auch gestartet ist?

00:12:03: Dann ich hinterhinsen

00:12:04: rum das neue Teammitglied und sage ja, ich werde dir nicht richtig eingearbeitet oder gleich eine Verantwortung geschickt die ich nicht tragen kann.

00:12:11: Und

00:12:12: dann haut derjenige in den Sack und dann stehst du wieder da.

00:12:15: Gerade im kleinen Teams ist das natürlich eine Vollkatastrophe.

00:12:20: Ich glaube auch dass die größeren ist auch immer Firmen jetzt nicht unbedingt die Arztpraxen, sondern wenn man das aus der Industrie irgendwo hört.

00:12:29: Die haben ganz andere Einarbeitungskonzepte als wir das haben und auch leisten können mit unseren paar Leuten, die wir haben.

00:12:36: Dafür haben wir den Vorteil dass wir gerade wenn es nicht so viel auf einmal also nicht irgendwie jetzt ein ganzer Azubi Schwarm von zwölf Stück anfängt am ersten achten oder ersten neunten wird.

00:12:46: Sondern wenn ein neues Team mit dieser zukommt haben wir ja auch die Chance Mit derjenigen zusammenzuwachsen dann auch Familie zu werden.

00:12:55: Dann sagt mir noch mal kurz für unsere Zuhörer eure Teamgröße.

00:13:00: Wir haben zwei Ärzte, einen inhabenden Arzt, eine angestellte Ärztin vier MFA, zwei in Vollzeitzwei in Teilzeit, zwei im Labor und eine Praxismanagerin.

00:13:15: Ja

00:13:16: also schon würde ich sagen ne sehr repräsentative Struktur, ich glaube da gibt es ganz viele Praxen in Deutschland die ähnliche Strukturen haben.

00:13:24: Da wo ich arbeite ist das auch etwa so

00:13:26: genau.

00:13:27: Deshalb ist das glaube ich schon repräsentativ was wir hier berichten.

00:13:31: Wie ist das denn so?

00:13:32: muss jeder alles können?

00:13:33: In dem Team also Thema Rotation

00:13:36: Also Labor sind schon spezielle Sachen die wirklich nur diese beiden können Anteile davon Können aber auch die MFA.

00:13:46: Ich bin da gestehe ich mal komplett raus aus Labor Angeht außer wenn irgendein... irgendein Gerät nicht funktioniert, dann werde ich gerufen.

00:13:52: Neues Kaufen!

00:13:53: Nee, erst mal versuchen das irgendwie wieder zum Laufen zu bringen.

00:13:58: Aber grundsätzlich ist es bei uns so wenn ich mir jetzt mal die MFA angucke.

00:14:02: da ist schon, dass jeder soll alles können.

00:14:05: Jeder soll auch alle Scheine haben, die notwendig sind, jeder soll hygienemäßig ganz weit davon davor sein.

00:14:12: Wir haben zwei MFA, die auch die Fortbildung haben für die Onkologievereinbarung.

00:14:18: zwei jüngeren Kolleginnen wollen den Schein, jetzt machen.

00:14:21: das finde ich auch super dass die auch von sich aus gesagt haben ja klar wir wollen wir wollen uns weiterbilden.

00:14:27: Wir möchten da gerne hin und so ist es dann wirklich so dass jeder alles können soll.

00:14:36: in der Woche geplant wird, wer sitzt auf welchem Platz oder wer ist Läufer und wer macht die Assistenz jetzt bei der Endeskopie zum Beispiel.

00:14:48: Das versuchen wir schon zu strukturieren damit sich eben solche Sachen gar nicht einschleifen.

00:14:54: einer bleibt irgendwo hängen ob er das nun will die Team-Dynamik ihn dahin gebracht hat.

00:15:01: Und ich hab den Eindruck, dass wir damit echt gut fahren.

00:15:04: also weil auch jeder Sicherheit an jeder Stelle bekommt und das dann eben nicht erst wenn einer mal ausfällt oder im Urlaub ist es dann irgendwie die anderen Dicke Backen machen und man denkt... ...und jetzt?

00:15:14: Die ist nicht da!

00:15:15: Also das gibt's bei uns eigentlich

00:15:17: nicht.

00:15:17: Und diese Rotation, da gibts ein Schema einen Plan oder wird dann morgens gesagt so Ich geh heute mach jetzt heute die Endoskopie und einer sagt ich mache die Anmeldung So nach Lust und Laune?

00:15:30: Wir haben es wochentagsmäßig festgelegt.

00:15:32: Ach krass!

00:15:33: Und dann weiß jeder schon, was ihn erwartet.

00:15:36: Klar wenn du irgendwie sagst, ey mir brummt heute so der Schädelanmeldung, klingt mich heute.

00:15:41: Dann kann natürlich auch getauscht werden.

00:15:44: aber das ist jetzt nicht so dass es bei uns als Ziel ist jemand macht nur Anmeldungen oder jemand macht Nur Assistenz... Das nicht Sondern da ist schon die Abwechslung da.

00:15:55: Und ich finde, das bringt auch mit sich, dass jeder auch Verständnis für jede Position hat an der gearbeitet wird und jeder denkt auch mit.

00:16:04: Das fordert

00:16:06: viel Flexibilität.

00:16:08: Ich merke das ja schon wenn ich mal ein anderes Sprechzimmer benutze als sonst... Bist du schon los?

00:16:12: ...dann ist die Maus schon immer an den Stellen auf dem Schreibtisch!

00:16:15: Oder das Ultraschallgerät hat einen anderen Knopf oder... Oh no!

00:16:21: Komm mal in meinen Alter, dann wirst du sehen wie flexibel man hat.

00:16:25: Nee aber klar es bringt natürlich auch ein bisschen mehr Unruhe rein.

00:16:29: also es gibt ein bisschen Reibungsverluste würde ich mal schätzen wenn oft rotiert wird.

00:16:34: aber wie du sagst es gibt auch ein Backup eine Sicherheit.

00:16:38: dass alle Plätze immer gut besetzt sind für Urlaubszeiten auch und dass jeder alles

00:16:42: kann

00:16:43: finde ich gut.

00:16:45: Ja und die, also nochmal ganz kurz abschließen vielleicht zum Thema Einarbeitung.

00:16:51: Ich glaube das ist auch wichtig diesen Zeitraum so zu benennen.

00:16:56: es ist Einarbeitungen und wir haben auch den Mut zur riskieren dass es an der einen oder anderen Stelle mal ein bisschen hakt wenn dann die Leute die schon können aus Panik, weil man jetzt in Verzug kommt und da sitzen schon wieder drei, vier Stunden oder Stunde die Menschen im Wartezimmer.

00:17:16: Ach komm ich mach das jetzt schnell selber!

00:17:18: Ja genau, Geduld ist auch...

00:17:21: Haben wir ja alle nicht so richtig?

00:17:24: Am ersten

00:17:24: Nachten kommt die neue Auszubildende dann erwartet man spätestens Mitte Ende des Monats.

00:17:29: dass man eine Entlastung spürt Kann natürlich nicht sein.

00:17:34: Genau, ich finde Azubi ist noch mal wieder so ein Sonderfall... Die ist ja auch zum Lernen in der Praxis.

00:17:40: Also bis die als vollwertige Arbeitskraft gesehen werden darf!

00:17:45: Ich finde sie muss so lange Welpenschutz haben, bis hier im dritten Ausbildungsjahr ist.

00:17:51: aber Das, was ich mir wünsche oder was man sich vornimmt und das, was die Realität uns dann auch machen lässt ist ja einfach etwas anderes.

00:18:01: Und ich finde dass dieses darüber sprechen hat es ja auch vorhin gesagt, wann hat das denn Zeit sich darüber auszutauschen?

00:18:07: in der Teambesprechung aber auch im Mitarbeitergespräch?

00:18:12: Im Einzelgespräch bei uns macht es dann der Chef, also der Praxisinhaber.

00:18:16: Aber warum nicht auch?

00:18:18: Dass man sagt, man setzt sich mal im Team dafür zusammen.

00:18:20: Wenn man merkt ist Ruckel so ein bisschen.

00:18:23: wir hatten auch Phasen wo wir uns extern jemandem geholt haben.

00:18:29: die hat uns dann gekocht.

00:18:31: das hat uns wirklich wirklich geholfen.

00:18:34: Es ist ja nicht jeder darin ausgebildet da auch die die entsprechenden Inputs auch zu geben für das Team.

00:18:42: Und da bin ich in meinem Chef auch echt dankbar, dass er sagt ja natürlich nehme ich dafür Geld in die Hand oder lass auch ein Praxistakt dafür ausfallen weil mir das wichtig ist, dass mein Team gut miteinander arbeiten

00:18:53: kann.

00:18:54: Wissen wir also mit dem Fazit?

00:18:55: Ein funktionierendes Team

00:18:57: braucht

00:18:58: Zeit und auch ein bisschen Investitionen-Geld.

00:19:02: Und Empathie.

00:19:03: Empathiemotivation.

00:19:05: Ja genau!

00:19:07: Das würde ich gerne noch mit auf den Weg geben.

00:19:10: Es ist die Aufgabe von jedem einzelnen Teammitglied, seinen Bestes damit reinzugeben.